工程師和專案經理不可錯過的職場寶典!

作者夏研原本在研究院負責系統工程,待了十二年才進入業界,從軟體工程師做到中階主管、高階經理人和技術長,從手機做到網際網路、多媒體應用、無線通訊到智慧醫療。即使多次遭遇團隊解散和公司倒閉,但工程師出身的他不怕打掉重練,五十幾歲,一頭白髮,仍然在業界拚搏…

另外,夏研喜愛從古書學習人生道理,提到「藉別人的生命經驗學習,一向是成本效益最好的。」我覺得在電子業服務的人很適合讀這本書,人在江湖不可能不犯錯、不跌倒,可是他願意以老大哥的身分,無私分享三十年的職場經驗,包括許多活生生、血淋淋的真實案例,而且專案合作、老闆相處、帶領團隊、轉換跑道,全是上班族必修課。雖然我們未來的路不可知,至少可以聆聽他的忠告和建議,少付一點學費,先把心態調整好。

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我用「職場易經」、「向上管理」、「退場機制」和「專案管理」四個方面,整理書摘和分享短評:


Part 1:職場易經

夏研用易經乾卦作為各章標題,分別為「潛龍勿用」、「見龍在田」、「終日乾乾」、「或躍在淵」、「飛龍在天」、「亢龍有悔」、「龍戰於野」、「群龍無首」,代表他的職場進擊之路,以下摘錄其中六個秘笈:


【面對問題】

「山不轉路轉,路不轉人轉」是一種安慰自己的說法,沒有解決的問題不會就這樣消失在空氣中,它始終會變一個魔法,換一個姿勢在下一個轉角等你,以更兇狠狡猾的招式打趴你。真實的生命裡沒有太多 walk around。

如果遇到問題就不想面對,三十六計走為上策,能力依然沒有提升。而年輕時不好好努力,一定會在往後的職涯自食惡果,更慘的是,隨著年紀漸長,有了家室,時間只會更少,代價只會更高。相對來說,假如在每一個部門、每一家公司,都能學到東西、展現價值,有如打地基或拼拼圖,將來的路會好走一點。


【人在江湖】

下棋要多想幾步,職場要留下後路。話不要說死,人不要做絕。俗話說「人情留一線,日後好相見」不是沒道理的。

職場上不能交友,也不要結怨。這個業界很小,日後相遇的機會不可能沒有。而且人的際遇有高有低,不見得你的形勢老是比人強。此外,離職時如何漂亮地轉身告別是門學問,畢竟回鍋的可能性永遠存在。


【不能忘本】

這一次重頭再來,我自己也下場參與產品的設計開發。離我上次真的動手寫程式已經十年過去了,但是就像騎腳踏車一樣,你學會了就學會了,老天沒有棄捨我,我依然可以是個軟體開發者。人不能忘本,學校裡學的也不能忘記,工程師始終要忠於自己的本分,不要丟下吃飯的傢伙…

夏研曾經因創業的公司破產,選擇加入一家本土企業。跟在身邊的弟兄不多,必須親自操刀軟體設計,重新看技術文件,學習網路開發程式。

這是 R&D 的優勢之一,進可轉戰 PM、業務或其他職務,退可重回老本行。我們都可以思考,要是某一天離開現在的公司或產業,還有多少本事能在下一份工作派上用場。


【持續思考】

過了數十寒暑,所有學的數學幾乎都忘光了,工作上也就是加減,乘除都很少用到,那麼學的那些數學到底有什麼用呢?也許只是在提醒自己,思考是一種習慣,沒有了思考的習慣,我也許還不如路邊的一株小草,自在的隨風搖擺而怡然自得。

思考會帶給你煩惱,有了煩惱因而知道自己的不足,於是繼續在工作中修行。

很多公司都有考績制度,無論一季一次、半年一次、一年一次,都是技能盤點和成就回顧的好時機,檢討自己過去這段時間,到底在忙些什麼(其實平常做好紀錄,只需彙整而已)。同時要思考做不好的地方、再加強的地方,沒有養成這個習慣,日復一日,年復一年,哪一天危機來臨,也不用思考了,根本沒本事去應變,沒時間去練功。

職場上不開心的時候,讀讀歷史書,看看古人怎麼面對人生裡的難堪,保證有效。

還有,夏研認為煩惱或委屈的時候,不妨跟歷史人物借鏡。書中的「龍戰在野」章節收錄六位古人的故事,看完之後會發現自己的問題和困境,實在算不上什麼。


【帶領團隊】

在那段日子裡,我一定要求自己陪著團隊,而不是架著機槍頂著弟兄們前進。所以每天都工作得很晚,經常是最後關燈的人。

領導無非帶人帶心,夏研當過工程師,知道箇中辛苦,因此轉任 PM 之後,都是最後下班的那一位。

這讓我想起還單身的時候,在上一家公司,首次海外工廠試產,凌晨兩三點跟著研發團隊一起進產線上工,或者連假期間人手不足,幫忙組裝液晶電視;在目前的公司,每次遇到 FW (韌體) 要 release,也會陪工程師到最後一刻,確保廠內後續測試或客戶端沒有問題,不過現在身為人父,不得不早點下班,只能靠電話和筆電掌握進度。

不能捨棄團隊,即使是一兵一卒…我並不後悔自己守護團隊的決定。也許就是為了在最後生命記錄中不想愧對自己。

夏研不只一次面臨收拾殘局的狀況,他會先幫底下的人找好出路,甚至新公司不用自己加入也無所謂。

這讓我聯想到《聽說你在創業》書本中,作者林育聖寫過:

權力不是絕對的存在,都是來自於有人願意交付與信任。沒有員工,老闆哪來的權力;沒有夥伴,你在市場哪來的權力;沒有信任,你的權力無法達成任何目的。

主管如果拿官威或獎金去壓迫同仁,或者有錯就躲一邊,只想當不沾鍋,很難贏得人心。別忘記自己今天能在此位,下班回家,假日放心,度假無擾,都是同仁還在辦公室奮戰的緣故。


【名片意義】

它(名片)只是你在別人面前,工作品質與專業表現的最低指標…讓自己超出名片上的價值,是一種職場上的功課。

你想要成為名片上的你,還是讓名片只是你可有可無的配飾,配飾也許是低調的奢華,沒有配飾,人必須依舊有自己的風采。風采來自讀過的書,是否內化為你的氣質與觀點;看過的電影,是否擴大了你的格局與生命經驗;經歷過的職場點點滴滴,是否塑造了生命的高度。

最終有一天,你我都會成為沒有名片的人,也不再需要名片。

名片很重要嗎?只有交換時的那幾秒重要,接下來都要靠你所說的話、所做的事,決定給對方留下什麼印象。夏研提醒我們不要把名片看得太重,會讓自己變得遲鈍與傲慢,看不清事實。

名片只代表某一部分的你,還不如打造「個人品牌」,那是能力、想法、態度、氣質和格局的加總,不要畫地自限,也不要志得意滿,人外有人。更何況大家的專長和興趣不同,僅用名片看待別人,就沒機會認識其他未知和有趣的面向。

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Part 2:向上管理

在學校和出社會的差別之一,就是從老師變成老闆,老師的話可以不聽,老闆的話不能不聽。而且你不能選擇老闆,但老闆能夠決定你的一切,因此新鮮人要學的第一件事就是跟老闆的相處之道。

【觀察老闆】

換位思考是一種克服自我偏執的方法,也是走出情緒低潮的好方法。常常在被老闆或客戶修理時,站在他們的角度看自己,你會明白許多沒有人可以教你的事情。

見龍在田,利見大人。大人近者就是你的領導或是老闆,遠者就是你的客戶。他們都是讓你脫胎換骨的貴人。

觀察老闆,看他遇到問題時如何判斷、如何處理、如何善後。

老闆能夠做到現在的位置必有過人之處,想要提高他對自己的評價,就要不斷拉近彼此的差距,例如所下的判斷和決策。每一次跟老闆報告專案現況,根據他問的問題和指示,去檢討思考上的不全之處,能夠這樣想的話,每天的對話或會議,都是一個學習的機會。

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【老闆相處】

有一個人你千萬別跟他開玩笑,那個人就是你的老闆。

專業經理人酒量要比客戶好,但是要比老闆差。把老闆灌醉讓他出糗,讓老闆下不了臺看他笑話,是極其白癡的行為,切記。

你很玻璃心,老闆也是,別輕易碰觸。

老闆,無論何時何地都是老闆。老闆可以跟我們開玩笑,反過來則不行。即使是下班聚會的場合,可以不要聊公事,卻不能忘記他的老闆身分,畢竟明天到辦公室,又是老闆與屬下相稱。

另外,跟老闆頂嘴、吵架、嘔氣、鬧革命,都是職場大忌,第一個是你會讓自己往後的日子不好過;第二個是對公司來說,老闆的價值高於我們;第三個是你鐵了心要離職,也不能把關係打壞,因為下一家公司會做 reference check。


【感激老闆】

行走江湖,對老闆要存有感激敬畏之心,第一他每個月發薪水給我,第二他讓我犯錯卻不用繳學費,第三他真的比較辛苦。

不能忘記老闆對我們的知遇之恩,當初在找工作時,仍不確定到哪上班,是現在的老闆給了機會,肯用一個沒經驗、非相關產業的人,而且忍受新人期間所犯的錯。就算工作已經上手,任何過失還是跟老闆脫不了關係,要跟公司或客戶高層解釋和道歉,既然他的責任和壓力遠大於我們,當然要心存感激。



Part 3:退場機制

我待過的公司不超過一隻手的手指頭,看過的職場書也不多,但第一次讀到作者有這麼豐富的轉職經驗。夏研認為團隊負責人的心中一定要有最後一道門,必要時讓自己和團隊全身而退,尋求再度上場的機會。

【自保方法】

有一次夏研國外出差回來就被約談,一百人團隊剩不到十個人留給他,他分享自己的經驗:

沒有兵權要逃過追殺有幾個條件:

一.不要因為動氣,而失去冷靜,去做一些損人不利己,玉石俱焚的事。

二.不要在老闆旁邊開一家店跟老闆搶生意,這樣有失厚道

三.不要怨天尤人,以為全天下都對不起你。尤其是離開你的夥伴。


【要走或留】

電子業的特點就是市場、技術和產業變化迅速,不光看對手,當大勢已去時,另闢戰場也是選擇之一。

埋頭苦幹的時代已經過去,眼觀四面、耳聽八方才是保命之道。如果有一個優先次序,可以從幾個角度思維:

一.目前所處的是不是正在上升的產業。

二.工作的公司是不是對的公司。

三.團隊是不是一個對的團隊。

四.自己的心態是不是正確。

夏研建議的思考層面是由高到低,由外往內,把本身能控制的心態當成最後一個因素。假如產業、公司、團隊都還不錯,改變想法、調整作法,或許仍值得一試。

退場有幾點遊戲規則:

一. 不要留下爛攤子讓別人收拾,江湖很小。

二. 不要出去批評前公司,凸顯自己智商與判斷力有問題。

三.不要以個人生涯規劃為理由離開,太老套了。你如果能謅出「生活除了眼前的苟且,還有詩和遠方」,代表你也許有個人的堅持與追求,則勉強可以同意。

針對第一點的離職交接,在憲哥的《教出好幫手》書本中,有提到:

認真交接的好處是,可以利用交接給新人的過程中,重新復習自己的工作內容與做事型態。透過歸納整理的過程,為新人準備資料,也為自己留下經歷的備份。當然,並不是要你取得商業機密,而是對於自己這段工作期間的一種總復習。

他還強調要確實把每一項工作步驟和物件流向寫成書面紀錄,並告知承接人在什麼期限內可以詢問,過了就不要再問,畢竟自己到新公司同樣是新人,需要重學工作內容。

以我的經驗來說,期許自己離開每一家公司,都能做個令人懷念的人,沒有人是不可替代的,但至少讓人對積極度和工作態度留下正面印象。

至於上面第三點的離職理由,就跟分手一樣,無心是不會改變的事實,理由只是場面上的交代,主管和公司無法多做什麼,與其刁難,不如請對方務必交接清楚。


Part 4:專案管理

夏研說 PM 做的好是 Project Manager,做不好就是 Paper Manager,最慘的是變成 Poor Man。

Poor Man 的梗我有在面試時用過,對 R&D 而言,一直監督和詢問進度的 PM 等同 Police Man,搞不清楚狀況的 PM 則等同 Problem Maker。而每個當 PM 的人都要學著怎麼運用 Power Management (借力使力) 和 People Motivator (適時激勵),變成公司不可或缺的 Profit Maker。

我第一份工作在外商,職務為供應鏈成本管理,因為跟 PM 合作,才萌生日後要當 PM 的想法。後來在第二家公司由工廠轉調總部,工作則從品保換成 PM,加上目前公司的經驗,不知不覺當了十年的 PM,所以書本中關於專案管理的章節,自己看了格外有感。

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【用心聆聽】

「用心聆聽」的重點是在心。我們的心有幾種狀態會阻礙我們聽,首先是「傲慢」,其次是「偏見」,最後是「恐懼」。

「傲慢」常常會發生在與不如我們的人,好比是跟部屬或菜鳥的對話上。因為以為他要說的事我都懂,急急忙忙就打斷對方,做出決定要對方聽從。

「偏見」是由於我們其實已經有想法或定見,因此根本不想去理解對方說的話。主觀上就認定對方狗嘴裡吐不出象牙,因為既有的成見,關上了溝通的大門。

「恐懼」發生的場景通常是在對老闆或對客戶,因為害怕對方誤會,我們急於解釋也會有這種現象。

我犯過這些錯誤,沒等同事或主管把話說完,就急著插嘴,一方面會讓對方不高興,二方面對方不見得沒想到,只是還沒說,最糗的是有時候自己答非所問。

夏研提到用心聆聽是 PM 完成工作的必要條件,確實是如此,連客戶或老闆的話都沒聽懂,指示都不清楚,更別談怎麼擬訂計畫和做出決策。另外,他提醒聆聽時務必打開所有頻道,對方的訊息不僅限於言語,還有眼神、語氣、神情和肢體語言。


【工作節奏】

開會不是討論如何解決問題的場合,是達成共識,同步工作節奏的地方…為了提升開會效率,一個共同的問題處理清單是必要的,在這個清單裡包含了問題主旨、問題描述、問題現況、優先次序、影響程度等等描述。最重要的兩項是處理期限與負責人。

表單有了,開會只是在達成共識與工作同步…我必須跟主管們未來三週的任務優先次序一致,主管們跟工程師手上最重要的三件事一致,每週三同步一次。 我還替這個方式取了一個名字叫「三三三原則」。

PM 的另一個名字是「會長」,有跟客戶開的會,有跟 R&D 開的會,有跟老闆開的會,因此主持會議和達成共識也是必要技巧。尤其是後者,研發人員就這麼多,每個人都要負責不只一個專案,不只一件事情,如何確保方向正確,次序一致,要仰賴 PM 去居中協調和同步節奏。

此外,有些公司沒有正式的專案編組,連帶沒有專案周會,PM 做起事來更不容易。除了每天要和關鍵成員同步要做的事情,還要建立 Escalation Rule,例如燙手問題超過一周沒解決,記得要往上呈報,大老闆能夠調派資源,集中火力,在掉單之前解除危機。


【面對變化】

如何成為一位優秀的 PM,對於計畫的執行而言,每天的狀況都有變化,所以變化的可控制性和可觀察性非常重要。

何謂可控制性?何謂可觀察性?如果用一場森林大火來當一個場景,PM 要很清楚目前有幾個必須立即處理的火點,可能的火苗在哪裡,如何建立防火牆,當資源有限時處理的優先次序為何?不只是他或她清楚,團隊的成員也都清楚,目標方向完全一致。

假如資源永遠足夠,案子永遠不急,誰來當 PM 都無所謂。PM 還有一個挑戰,就是每天市場都可能有新變化,客戶都可能有新要求,除了及時做出應變,還要預想客戶準備出手的招式和時機,才不會被殺個措手不及。

例如今天開完電話會議,已經聽出客戶針對某議題語多不耐,逼近告狀底線,乾脆先製作報告,解釋原因和目前對策,萬一客戶寫信給大老闆,可以第一時間就有回應的資料。


【自我求生】

生而為人,很難真的任性,雖然任性是自我成就必要的元素,可是現實不會讓我們擁有這麼多顏色。畫家必須用最原始的素材,調配出自己想要的顏色,職場的專業經理人也類似。不要一直抱怨沒有這個、沒有那個,如果只有一枝鉛筆,也要畫出層次分明的人生。

夏研說 PM 最好的學習對象就是媽媽,小孩的任何需求,媽媽都能滿足,即使沒錢也一樣。換成 PM 來看,所有資源都沒有的時候,自己要能想出方法。記住公司不是找 PM 來報告現況、描述問題或抱怨困難,而是要解決問題。

我的經驗是 PM 帶到大客戶的專案,研發團隊全力支援,要人有人,都是精兵悍將。反過來說,帶到小客戶或新客戶的案子,量產機會相對較小,研發團隊只能抽空幫忙,合作態度也有差異,此時更需要 PM 運籌帷幄的功力,而非怪罪運氣不好。畢竟對公司來說,每位客戶都代表商機,每位客戶都不想得罪。


【創造價值】

人都怕被利用,但是如果你沒有被利用的價值,其實是一種最無可救藥的悲哀…專業經理人要不斷創造自己被利用的價值,聽起來很無情,但是這是事實。

職場唯一不變的就是變,即使在同一家公司,每個新專案的要求和挑戰都不一樣,要試著用更有效率的方式完成目標。換產業的話,難度就更高了,所有專業術語和相關知識都要從頭學起。

這個時代在一家公司做到退休的機率很低,無論在同一部門或不同公司,PM 都必須持續做出自己的價值。對我來說,價值的展現方式不是把很多事情攬在身上,少了自己就停擺,而是怎樣幫助整個團隊更進步。例如參加完外訓課程,回來消化吸收之後,幫部門同事上課,只有大家一起提升能力,價值才能增加,公司競爭力才會提升。



【陪你飛一程:科技老鳥 30 年職場真心話】

在電影《寄生上流》中,無業遊民的父親跟兒子說過:

「你知道人生什麼計畫不會失敗嗎?就是沒有計畫。人生是無法永遠照計畫進行的,這樣發生了什麼才會都無所謂。」

連下一餐在哪裡都不知道時,很難有心力去規劃未來,可是我依舊不認同這樣的說法,隨波逐流,安逸度日,等於把命運交給別人和老天。

自己是 2000 年出社會的,看完《陪你飛一程:科技老鳥 30 年職場真心話》,歷練實在差太多,沒有跨國工作、自行創業的經驗,更沒有被迫離開、東山再起的故事,不過就算沒有轉職打算,依然要有目標和計畫,即使無法全部達標,至少不會偏移目的地太遠。

更重要的是,每個人要在職場待個二三十年,有些道理早點明白,有些技能早點學會,日後就能少吃點苦頭。

江湖這條路沒人可以幫你走,但不妨帶這本武功祕笈同行!


購買書本:

博客來之《陪你飛一程:科技老鳥30年職場真心話》


P.S.

1.書本中提到老外的軟體設計規範非常詳盡,包括程式變數宣告方式和規則,方便他人了解和日後維護,看得我點頭如搗蒜,這是自己跟國際大廠客戶合作學到的事情之一,不管設計或測試都要求有文件規範,而不是做出來沒問題就好。

2.在本周六 7 月 13 日的下午兩點到三點半,夏研會到台北市三民書局重慶南路門市的四樓分享職場必修課,有興趣的人可以填表報名(名額有限)。

講座報名—「職場生存必修課——那些老闆不會告訴你的事! 」

3.謝謝舅舅的推薦,讓我知道這本好書!



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《陪你飛一程:科技老鳥30年職場真心話》作者之「職場生存必修課」講座感想—做一位有風格的科技業部落客

 

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