原本是被書名的「給沒有夢想的人」所吸引,還有好奇面試者會採取的策略,所以結帳時順便買了這本書。

沒想到跟職籃選秀一樣,最後放進購物車的一本書,讀完之後發現用低順位選到王牌球員,有超多實用的職場心法與技巧,是一本畢業生或新鮮人不可錯過的工具書!

從撰寫履歷到找到工作,Fiona 花了整整三年!

IMG_9216_20210917063934.JPG  

她大三那年就寫好履歷,求職四處碰壁之後,大四那年乾脆申請交換學生。到了美國,她一邊加強英文,一邊修改履歷,好不容易找到實習工作,可是正職面試都失敗,只好跟朋友借錢,報名去考研究所。

錄取之後,Fiona 又開始讀書和求職的雙重地獄生活,白天到學校上課,晚上熬夜準備面試,總算拿到第一份工作的 offer!

現在的她已經在美國待了十年,歷經金融業、顧問業和科技業的歷練,任職於矽谷,當一位資深數據分析師。

這本書是 Fiona 職場生涯的教戰手冊,即使沒有遠大夢想或生涯目標,她仍然走出自己的一條路。如同她所寫的:

不用強迫自己當個夢想家,只要做好自己人生的探險家!~《給沒有夢想的人:邊走邊想職涯探險指南》

我按照書本的編排方式 (初階技巧、中階技巧高階技巧),分成三個部分 (菜鳥探險家、求職大魔王、資深探險家),節錄自己最有感的九個觀念,並分享自己的職場經驗。


Part 1:菜鳥探險家

我印象最深的三點為「新人的預設職涯就是無止盡的摸索」、「二次接觸 + 做好準備」和「找出個人價值」。

【新人的預設職涯就是無止盡的摸索】

Fiona 的親身體驗是不見得每個新人都有很明確的職涯目標,但克服「未知」的方法要從「已知」出發,去盤點自己擁有的資源 (社團活動、老師同學、職涯中心、培訓課程),收集所有的資訊。

千萬不要給自己太大的壓力,在這個階段,與其待在原地煩惱,不如動身前進,每走過一條路,更知道未來想走什麼路。

當你武功還太淺時,任何一種努力的形式都是很好的投資。上課、閱讀、實習、接專案、聽講座、換工作等,職涯發展的前五年,任何一種形式的成長都是成長。~《給沒有夢想的人!邊走邊想職涯探險指南》

成長,不是靠想出來,而是靠走出來的。~《給沒有夢想的人!邊走邊想職涯探險指南》

針對 Fiona 提出的「五年摸索期」,在我身上同樣適用。第一份工作在外商的組織效率部,負責計算供應鏈成本,有跟研發人員和專案經理合作。

兩年多之後轉職到面板業,擔任出貨品保工程師,同樣也是專案成員之一,慢慢對專案管理發生興趣,三年之後順利從工廠調到總部,負責專案控管。

所以職場新鮮人的茫然是再正常不過的現象,既然什麼專業都還沒有,不如像海綿一樣用力吸水,能學就盡量學,只有學過、做過、試過,才能更清楚自己適合什麼工作。


【二次接觸 + 做好準備】

Fiona 提到求職可以透過聯繫業界人士 (工作或社交場合認識的人),訊息除了清晰簡短、訴求明確之外,在一週之後,如果沒有收到回覆,可以再次發信,詢問用電話跟對方請教的可能性,才有深度交流的機會。

因為百分之九十九的人,都只會寫出一封郵件,有毅力在第二個禮拜持續詢問的人如鳳毛麟角。有心寄出第二封郵件的人也顯得更有誠意,讓人印象深刻。~《給沒有夢想的人!邊走邊想職涯探險指南》

在有限的通話時間之內,自己一定要事先做好功課,並針對「工作內容」、「職涯發展」和「重點能力」三方面去詢問,事後則要統整紀錄,一邊回顧,一邊檢討,逐漸優化自己建立人脈網的策略。

做好準備才可以讓自己得到更有用的資訊。~《給沒有夢想的人!邊走邊想職涯探險指南》

我很認同「先做功課再問人」的必要性,無論是詢問求職資訊,或是到職之後請教同事。因為我們佔用了別人的時間,他們完全沒有必要幫我們,或者說可以不用多花時間解釋,因此要讓對方覺得我們有備而來,已經針對網路或其他管道查到基本資料,這樣更能問到核心資訊。


【找出個人價值】

Fiona 認為即使是微不足道或平凡無奇的經歷,也能透過能力拆解,變成可以包裝的亮點。例如「打電話給潛在客戶」拆解之後變成「透過不同渠道挖掘資料、發掘潛在客戶、透過良好的溝通和說服力促進客戶轉換、並擬定接觸策略」。

1.能力拆解:

把自己做某件事的過程,拆成一個個環節,從頭到尾檢視一遍。然後在每個環節上,思考自己用了什麼能力。~《給沒有夢想的人!邊走邊想職涯探險指南》

Fiona 說拆解完能力之後,下一步要找出價值,才能在履歷或面試中強調。

2.價值描述:

明確闡述出自己的價值,優勢才可以被看見。

1)反向思考:

如果沒有我做的這件事,最壞的結局是什麼?

2)高度視角:

用高層的眼光來看自己所做的事。如果你是老闆,指派員工做這件事的目標是什麼?~《給沒有夢想的人!邊走邊想職涯探險指南》

針對「反向思考」,以「負責整理資料夾」為例,沒做好的話可能傳錯檔案給客戶、花很多時間找資料,甚至錯過答應的日期,所以價值在於「替公司的產出品質把關」和「提升團隊工作效率」。

針對「高度視角」,以「整理新聞」為例,可以思考老闆為什麼想要員工去做這一件事,進而釐清價值在於「統整產業新聞,製作晨報,協助主管掌握最新資訊,生成公司策略」

我覺得「找出價值」對求職者和在職者來說同樣重要,在一份工作做久了,最怕變成什麼狀況?

自己變成機器人,處理事情非常熟練,但不知道工作的價值與意義,更慘的是,大老闆也覺得這個職缺可有可無,要求證明公司為什麼需要你?

我用 PM (Project / Product Manager,專案 / 產品經理) 當例子,「反向思考」就是:

公司少了 PM,少了公司與客戶之間的溝通橋樑,可能遺漏規格要求,繳交的文件或報告沒人把關、制定專案時程時會遺漏某些細節,導致量產延遲、跨部門開會時沒有主持人,互推責任時無人協調,更沒人確定每一項任務是否如期如質完成...等。

「高度視角」就是:

需要一個人對整個專案負責,隨時可以掌握和報告進度,預先看到問題所在,採取適當對策,讓專案準時量產,並符合客戶要求,增加產品線的完整度,維持具備高度設計能力的專業形象。

除此之外當員工知道本身的價值所在,能夠發揮什麼貢獻,上班才會更有動力。

這也是我定期跟同事強調的,怎麼去思考工作的價值?

從內部往外部,一層一層去想:

1.為了自己的家人或愛人,提供經濟收入;為了幫助同組組員、部門同事,大家一起早點下班。

2.為了整個事業處;為了讓合作的各部門把事情做好做對;為了幫高層主管分憂解勞;為了支援海外面對客戶的同事;為了幫學弟妹或前公司同事當開路先鋒,當他們的榜樣或介紹人。

3.為了製造我們產品的工廠,讓他們減少重工;為了使用我們產品的客戶,讓他們達成業績。

4.為了使用我們產品的終端使用者,讓他們的生活更便利和更美好。


Part 2:求職大魔王

我印象最深的三點為「寫出高關聯性的履歷」、「答好面試的行為問題」和「帶得走的工具箱」。


【寫出高關聯性的履歷】

1.句型架構:利用「做了什麼事 + 造成了什麼結果」組合,傳達訊息更有力道。

2.簡化句子:淺顯易懂的敘述方式,勝過燒腦的閱讀體驗。

3.段落:有整體感地利用三到五項細項,交代經歷。

4.最後一次斷捨離:留下最核心的資訊,避免不相關的文字來分散注意力。~《給沒有夢想的人!邊走邊想職涯探險指南》


Fiona 提到履歷不是光列出所有的豐功偉業,而是要寫出自己擁有公司想要的相關技能,「關聯性」才是王道。

她會利用上述四個步驟去撰寫,同時使用該公司熟悉的語言,避免用別人看不懂的專業術語,再以幾個細項分別描述工作職責,最後去掉所有無關緊要的文字,不要分散閱讀者的注意力。

我的經驗是,幾乎所有的求職書籍都會建議要製作客製化履歷表,根據職缺要求去呈現跟自己有關的經驗,因此很意外有做到的求職者少之又少,沒有對公司多做一點功課,甚至完全不知道技術和產品。

另外,我會建議工作細項一定要有量化指標,無論是增加多少營業額、多少出貨量、效率改善多少、時間省下多少、成本降低多少,面試官讀起來會更有感覺。


【答好面試的行為問題】

寄出履歷收到面試邀約之後,等於離錄取只剩面試一個關卡了。

高手的自我介紹會清晰地呈現兩個元素:我是誰,我為什麼會來到這裡。~《給沒有夢想的人!邊走邊想職涯探險指南》

Fiona 建議先用便利貼,寫出自己具備的所有能力,還有創造過的價值,拼湊出個人品牌的樣貌,接著針對跟軄缺有關連性的部分,加上求職的動機,寫出有溫度的自我介紹。

我當面試官的經驗是,有很高比例的面試在自我介紹就決定會不會錄取了,在這短短的三到五分鐘之內,可以知道面試者的邏輯觀念、表達能力、外文口說和求職動機。

1.邏輯觀念:從我的家鄉或家庭開場,沒有很快帶到專業經驗,或者能替公司帶來的價值。

2.表達能力:說了一大堆工作細節和相關術語,卻沒說出自己的貢獻,讓面試官失去耐心,甚至忍不住想打斷。

3.外文口說:主動詢問要用英文或中文,我說都可以,於是堅持用英文自我介紹,結果背稿非常吃力或忘詞。

4.求職動機:沒有說出為什麼選擇這家公司,感覺不到強烈的動力。

另外,通常在自我介紹之後,會進入問答時間,面試官會準備各式各樣的問題。

攻克的方法,是準備三個五個富有內容的「萬用故事」,來應付所有的問題。

步驟一:套用有條理的敘事架構

步驟二:增添故事張力~《給沒有夢想的人!邊走邊想職涯探險指南》


Fiona 建議針對面試的行為問題 (Behavioral Questions),由於題庫太多,與其一題一題去準備答案,不如以通用的萬用故事應戰。

我在《CRACKING THE PM INTERVIEW》這本書學到類似的技巧,以面試專案經理為例,要製作 Preparation Grid 矩陣,橫軸為每一份工作和業餘嗜好,縱軸則是評估專案管理能力的五個面向—領導統御、團隊合作、成就、挑戰與錯誤,然後根據本身經驗,在每個空格填入一到三個故事。

這樣的好處是你在面試時不用思考,快問快答,被問到哪一份工作的特定問題,都能當場說出實例。

此外,Fiona 建議要回答問題時,可以套用的故事架構為「情境概要」、「要解決的問題」、「如何解決問題」和「結果」。

這也符合《CRACKING THE PM INTERVIEW》提到的 S.A.R. 或 S.T.A.R 架構 (Situation, Task, Action, Result):

Situation:先提供「必要」的背景資訊,讓面試官知道你做了什麼,以及為什麼很重要。注意不要說太多細節,面試官想問的話自己會問。

Action:說明你做了什麼事,要注意把重點放在「你」做了什麼,而非「你的團隊」做了什麼,因為公司要任用的人是「你」。

Result:你幫助了你的團隊和公司什麼?可能的話,盡量提出量化的數據。

還有,Fiona 分享自己常用的兩個小技巧—凸顯困難點、闡述重要性,可以讓故事聽起來更吸引人。

我覺得這個建議很好,面試的回答跟任何演說的目的一樣,是要說服對方採取某些行動 (發 offer 給我),因此每個故事都是生涯的亮點,像一部電影預告中剪輯的精彩片段,可以多花幾句話告訴面試官,自己具體面臨了什麼困難,還有完成這個任務的重要性是什麼。

 

【帶得走的工具箱】

面試成功收到 offer 之後,就進入選擇階段。Fiona 把職涯分成「點」、「線」、「面」、「體」來考量,分別代表「個人」、「公司」、「行業」、「經濟體」,看底層也要看高層。

至於底層的策略,她建議去思考這家公司學到的哪些東西可以帶走,例如資料收集、整理重點、溝通表達或問題解決能力。

另外,還要逐步打造自己的專屬工具箱,分成縱向發展(往單一領域深耕)和橫向發展(在同一能力的周邊擴建相關技能)。

最後,我們來談談一個最貼近自己的底層策略:打造帶得走的工具箱。

這個策略有兩大元素:「帶得走」跟「工具箱」。

「帶得走」是什麼意思?帶得走的能力指的是出了這間公司、這個團隊,都還可以在其他地方用上的能力。

第二個概念是建造「工具箱」。一個好的工具箱,必須要是「有用的組合」。

在有用的組合裡,工具可以各不相同,卻相輔相成,能夠達到超乎單一用途的效益。~《給沒有夢想的人!邊走邊想職涯探險指南》

以專案管理為例,「帶得走」可以是排程規劃、進度跟催、溝通協調、問題解決和團隊合作能力,必須持續精進;「帶不走」可以是學習公司專有的系統、熟悉某主管的喜好,可以見好就收,投資在前者的時間要遠大於後者。

至於「工具箱」,Fiona 提供兩個思考方向,以專案管理為例,「縱向發展」為深耕負責產品的相關技術和規格,往產品規劃之路發展;「橫向擴張」為培養業務推廣、接待客戶、專業簡報能力,成為更全方位的專案經理。



Part 3:資深探險家

我印象最深的三點為「職場階梯組合技」、「職場爬升法則」和「職涯發展階段」。

【職場階梯組合技】

Fiona 提醒不要有「先升等才有成長機會」的迷思,應該先把目前被分配的任務做到最好,再做高一層級的事情,這樣更有機會被升職。

能不能被升級,看的不是你的潛力,而是你是否已經在更高的層級證明你自己。~《給沒有夢想的人!邊走邊想職涯探險指南》

此外,Fiona 把職涯發展分成四個階段—「菜鳥」、「老鳥」、「棟樑」和「統帥」,需要的能力和比重都不同。

擷取.JPG  

針對「統帥」,書本中總共列出四種核心能力:

1.定義問題

領導者最關鍵的能力在於明確定義問題。我們的組織到底要解決什麼問題?替誰解決問題?要在什麼時間內解決?問題若是成功解決,世界會變成什麼樣子?這個問題為什麼要由我們來解決?

2.制定方向

統帥厲害的地方在於擅做「決策」,而不是做「決定」...「決定」能一次解決單個問題,但「決策」能系統性地解決一系列問題。

3.資源分配

又要馬兒跑得快,又不給馬兒吃草,是不可能的。人不僅時間有限,創造力、意志力、專注力也有限。將人的資源榨乾出來的成果,品質一定打折扣。優秀的領導者不僅懂得分配設備與資金,更能做到人才管理,將才能用在對的地方。

4.風險管理

一個統帥做不做得好,看他底下的小兵就知道。如果每個人都充滿方向感,並能安心把自己發揮到最好,那領導者必定有過人之處。相反的,如果團隊成員總是忙碌且困惑,那麼領導者應該先檢討自己。真正的統帥不只是發號施令而已,能夠讓團隊最弱小的人都清楚方向,擁有資源,發揮最大的潛力,才是領導者該做的事。~《給沒有夢想的人!邊走邊想職涯探險指南》

針對「制定方向」,領導者最好不要自己下去解決問題,而思考對策時,不能只想到「單一解」,最好是「共通解」,從系統面或流程面下手,才能根本和長期防止問題再次發生。

以專案管理為例,當某個產品出問題時,除了要同步確認是硬體、韌體或其他原因所引起,也要展開到所有使用該硬體或韌體的其他產品,這個 lesson learned 是否可以變成日後新產品設計的確認項目,還有交給客戶之前增加驗證程式去卡關。

針對「風險管理」,Fiona 提醒不能只看樂觀面,如果拿下這張訂單,可以提升多少銷售量,必須想到最糟糕的結果,去擬定解決對策。

以專案管理為例,不可以把出貨量目標賭在一個大客戶身上,同時要想 Option B,甚至 C 或 D,萬一這張訂單沒有拿到,產品還可以推廣給誰,準備的材料要怎麼消耗。


【職場爬升法則】

Fiona 無私分享希望自己早十年學會的職場七大法則:

1. 加入核心部門

2. 多做高價值、高效率的事

3. 看出核心問題

4. 該管理的不是時間,而是注意力

5. 不要用自己的短處,去比拚別人的長處

6. 不要用選擇去代替努力

7. 去很強的地方當最後一名~《給沒有夢想的人!邊走邊想職涯探險指南》

針對「看出核心問題」,Fiona 在書本寫:

很多時候努力沒有回報,不是因為懷才不遇,而是因為自己的產出沒有解決核心問題。~《給沒有夢想的人!邊走邊想職涯探險指南》

大家認為主管最喜歡什麼樣的員工呢?

我覺得不是出一個問題,就提出解答的員工。而是能想到主管為什麼要問這個問題,了解背後真正沒被解決的問題在哪裡,才能直指核心,一口氣解決主管的煩惱。

以專案管理為例,當主管詢問某個晶圓廠特定製程的每月產能有多少,我們該做的不只是提供資訊而已,如果能多問幾句,才會知道真正該被解決的問題是某廠區的某製程產能不足,應該要調查其他廠區,甚至另一家晶圓廠的產能,列出所有投產的產品,根據客戶的預估訂單和驗證時程,做出整體的規劃和調配方案。

所謂的「價值」,是從一個又一個的日常任務去累積的。

針對「不要用選擇去代替努力」,Fiona 引用《躍遷》的書摘:

宣布「我不合適」太容易了,而認識到「我有問題」很難,所以很多人在選工作、選公司、選感情上,都用選擇代替努力。~《躍遷》

她的經驗是:

職涯發展的曲線不一定是直線往上,很多時候是「上升—停滯—上升—停滯」的過程。我們要撐過煉獄般的停滯期,才能夠迎接下一個上升的時刻。~《給沒有夢想的人!邊走邊想職涯探險指南》

以我自己為例,在外商和面板業分別任職兩年半和六年半,不會遇到困難就立刻開始面試。回顧過往的求職生涯,同樣符合「上升—停滯—上升—停滯」的過程。  

擷取.JPG  


此外,《「懂事」總經理的 30 個思考》的作者是台灣奧美集團董事總經理 Abby,她也分享過自己的「蛇形曲線」,遇到困難時沒有捷徑,只能鼓起勇氣,繼續往上攀爬。過程之中,要確保每一個低點,都比前一個低點高;每一個高點,都比前一個高點高。這是相對而非絕對的成長,要時常檢視自己是否持續成長。


【職涯發展階段】

Fiona 認為每個人的職涯都有機會經歷四個特別的階段:

煉獄期:不用已知方法破解,跳脫自我框架思考。

倦怠期:工作生活沒有新意,就自己創造新意。

調整期:是時候該休息了。

轉變期:人生不必走直線。~《給沒有夢想的人!邊走邊想職涯探險指南》

其中我最想提的是「倦怠期」,一份工作做久了,如果內容沒有變化,很容易產生倦怠感,心情也會陷入低潮,Fiona 建議兩個作法:

第一個是加入創意,用不一樣的分析方式、改變投影片的編排、設法搞定難搞的老闆、站在客戶的角度看事情、學新的程式語言、了解其他部門的工作內容...等。

另一個是變成自我知識的產出者,用部落格或分享會,教會別人本身的專業,不過要提醒自己目的是替生活添加新意,並不是要跟他人比較,整天計算按讚數或分享數,反而壓力更大。

這兩個作法我都用過,職場處處皆學問,不怕沒得學,只怕你不學,光是從主管和同事身上,就有很多值得自己學習的地方,知道本身的不足之後,要設法讓各種專業能力再升級,或者更深入鑽研某方面的知識。

另外,我部落格寫了超過十五年,雖然職場文章只占一部分,最多的是讀後感想,卻能充分達到調適心情的效果,而且熱情和工作可以互補,遇到公事上的難題,就去書本中找答案;讀完某本好書,又可以做成投影片跟同事分享。



【給沒有夢想的人:邊走邊想職涯探險指南】

我買過不少本職場書籍,有些沒寫感想,有些只寫短篇貼文,可是這本讓我覺得非寫長篇感想不可,因為自己曾在美國讀過一年書,雖然畢業就回台灣,但從同學身上知道找工作的難度和辛苦,因此很佩服 Fiona 打死不退、勇往直前的精神。

另外,我覺得這本書可以鼓勵很多人,如果有人說自己的職場之路每一步都在預期之內,那一定是騙人的,或許少數人有很清楚的目標,大多數人卻是邊走邊想,甚至沒有目標的。

即使如此,還是可以探索自己的長處和短處,做出一點什麼成就。

最重要的是,心態上要記得調整,不要盲目跟人比較,記得把 Fiona 寫的這幾句話放在心中:

沒有夢想的人,人生就像是場無限遊戲。沒有所謂的勝利,只要能夠持續探索,就是贏家。

當你不再將自己侷限於別人的比賽當中,又何嘗會落於人後?身為探險家的我們,每一步都是成功,因為,每一步都在走出新大陸。

不論往哪找,都是向前走。~《給沒有夢想的人!邊走邊想職涯探險指南》

最後,謝謝 Fiona 無私分享自己的職場心得!

讓我又多了一本可以推薦給應屆畢業生或職場新鮮人的工具書!

 

【延伸閱讀】

更多關於履歷與面試的文章

 

覺得這篇文章還不錯的朋友們,請來幫版主按個讚吧!FB 粉絲團每天介紹更多佳句和好書!

《Ryan 讀書房 / RBR:Ryan's Book Review》粉絲專頁

擷取12  



arrow
arrow
    全站熱搜

    Ryan / 小凱 發表在 痞客邦 留言(0) 人氣()