去年參加公司內的英文訓練課程,講師從這本書裡面印了幾頁講義,我想更進一步瞭解其他內容所以去買書,意外找到不錯的簡報自修書籍,還收錄多段學生簡報的 DVD,懶得念書沒關係,看影片學習更快理解。

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書本內容分成三大部份,分別是構成簡報的三大要素-肢體訊息、視覺訊息以及故事訊息:

【The Physical Message】

還沒有開口說任何一個字之前,站姿和眼神接觸就要讓聽眾感受到你很冷靜、充分準備和自信滿滿。至於簡報開始之後,則要隨時注意手勢和開口說話的音調。

1. Posture and Eye Contact:好比站定位以後調整兩腳與肩同寬,注視聽眾幾秒中才說話,以及用宏亮的聲音做開場白。

2. Gestures:書裡面有教我們如何針對不同的圖表或情境,比出最適當的手勢。

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3. Voice Inflection:這一部份應該是台灣學生較不擅長的,看情況使用加重語氣、拉長音和停頓的發音技巧。

DVD 的前三段影片分別用 Informative (告知某種訊息) / Layout (深入介紹某個東西) / Demonstration Speech (Informative Speech 的一種,但加上詳細操作步驟) 當例子,讓你實際看到演講者的手勢、台風、音調,以及每一種簡報的注意事項。

【The Visual Message】

不只介紹的內容,呈現的方式也同等重要,在你結結巴巴、忘記數據、講錯名詞時,聽眾能夠從投影片知道你在說什麼。

4. Effective Visuals:如何製作化繁為簡的圖表,讓每張投影上的敘述更一目了然。

5. Explaining Visuals:運用 I.E.E. (Introduce, Explain, Emphasize) 原則。
1) Introduce:大略介紹放這張圖的用意為何。

2) Explain:解釋怎麼看懂這張圖,比方說雙軸或折線的定義。

3) Emphasize:告訴大家這張圖的重點在哪裡。

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DVD 收錄的兩段影片就是教我們製作圖表和加以解釋,值得一提的是每段影片都有負面和正面範例,對照看完就明白哪裡有問題。

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【The Story Message】

每一場簡報都在說一個故事,有開頭、主幹和結尾,按照明確架構聽眾才聽得懂你在說什麼。

6. The Introduction:包括打招呼引起聽眾注意 (Greeting)、說出今天簡報的主題 (What)、為什麼這個主題對大家來說很重要 (Why)、快速介紹你的重點,讓聽眾清楚會聽到哪些內容 (Overview your key point 1~3),然後以轉折語 (Transition) 進入 Body。

範例:
What:I’d like to tell you about…/ I’m going to talk about…
Why:This information will help you…/ After this speech you will be able to…
Overview:I’ll cover three things…
                 To begin with, I’ll talk about…
                 Next…
                 Finally……

7. The Body:依序介紹三個重點,加上相關的量化數據和例子,記得每個重點之間以轉折語做連接。轉折語就像銜接不同孤島的橋梁,連結你的每個重點,並讓簡報聽起來更順暢。

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8. The Conclusion:包括總結 (Summarize) 和強調 (Emphasize) 兩個步驟,先重複每個重點,再告訴聽眾必須從中學到什麼。(Focus point from key point 1~3)

範例:
Summarize:I talked about three pints…/ I covered four points…
Emphasize:Please remember……/ I hope you will remember…

DVD 最後收錄的三段影片就是示範開頭、主幹和結尾的正確說法,而且不光一種可以學習。

【SPEAKING OF SPEECH】

不得不說國外書籍的排版和編排有獨到之處,架構分明,淺顯易懂,附贈的 DVD 更是加分,很適合學生或上班族自己在家練習的基礎教材,事實上學會本書的技巧,就算不能讓人印象深刻,至少是中規中矩的合格簡報。

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