《The Intern / 高年級實習生》不只好笑,更是「向上管理」的教學影片,學生念研究所時需要教授的指導;打工時要對上司負責;出社會之後時要跟主管報告,這部電影讓你學會如何融入新環境、和同學或同事打成一片、怎麼跟老闆相處,還有描繪職業婦女和家庭主夫的辛苦。

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Part 1:劇情簡介

七十歲的 Ben (勞勃狄尼洛飾演)嘗試走出喪妻之痛,試過旅行、瑜珈、下廚、園藝、學習中文等方法都無效之後,意外錄取網路服飾公司的高年級實習生,並被指派為創辦人Jules (安海瑟薇飾演) 的私人助理。Ben 和老闆 Jules 之間有四十歲的代溝,也不熟悉 email和筆記型電腦等科技運用方式,卻要想辦法找出生存之道,並發揮所長替 Jules 解決工作和家庭上面對的難關…

 

Part 2:跟 Ben 學習

我覺得 Ben 算是每位主管夢寐以求的得力助手,正好前陣子自己參加公司的內訓課程「向上管理」,試著套用講師提到的三個步驟,檢視 Ben 哪些方面做得很好:

 

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【了解主管需求】

Jules 曾經問過 Ben:「為何你總是能在對的時刻,做對的人、說對的話、做對的事?」Ben 回答:「You're never wrong to do the right thing! / 做自己覺得對的事情就不會做錯!」這一切都從了解主管開始, Ben 一進公司就用心觀察,包括 Jules 的行程安排和行事風格;同時有禮貌地跟秘書請益,例如跟老闆談話或接送上班時要注意什麼;以及藉由每次跟 Jules 相處的機會,主動詢問。

課堂上講師提到「了解主管需求」包括五個方面:

 

1.了解主管的目標: Ben 探聽到 Jules 的遴選接班人計劃,才知道自己能夠給予什麼建議或幫助。

 

2.了解主管的溝通方式及偏好的資訊取得方式: Ben 聽到 Jules 在告別時說出 sayonara(日文的”再見”), 下一次馬上學起來。另外, Jules 喜歡用手機的聊天軟體詢問工作進度, Ben 就得去買智慧型手機和學習使用方法。

 

3.了解主管的生活作息習慣:

1) 發現 Jules 拜訪客戶靠司機接送,私底下阻止一場潛在危機。

2) 察覺 Jules 過於緊張沒吃中飯,直接去跟客戶開會,便趁等候時間買了熱湯,等她開完會上車就可享用。

3) 了解 Jules住在哪裡,應酬喝醉時可以送她回家。

4) Jules 每天來上班看到堆滿雜物的辦公桌,心情就不好,於是 Ben 提早幾個小時上班,偷偷把桌子清理乾淨。

5) Jules 沒下班之前, Ben也不下班,一方面看主管是否需要幫忙,一方面彰顯自己一同奮戰的決心。

 

4.了解主管的管理風格:老闆特別重視的東西就要做到符合期待,不要把太多時間花在老闆覺得可有可無的事情上。

 

5.了解自己的角色定位:就算幫上忙或提供實用建議, Ben 從不居功,會客氣地說這些全是 Jules 早知道的東西,只是希望聽自己說出來而已。

 

【主動解決問題】

 

「向上管理」的第一步驟是了解主管,第二步驟就是支持主管,替他們解決問題,講師提到的做法有八點:

 

1.主動報告工作進度

 

2.對主管的詢問有問必答且清楚

 

3.瞭解主管的言語: Ben 必須搞懂網路服飾公司的行話,並且用年輕人的新創語言和同事及老闆溝通。

 

4.對主管保持尊重: Ben 謹守分際,即使無意間聽到 Jules 的私事,她沒有主動提起,自己絕不過問。

 

5.虛心接受指正,不犯二次錯

 

6.不忙時主動幫助他人: Ben 在同事之間的外號是 Mr. Congeniality (最佳人緣先生),他好心地讓找不到房子的同事借宿家裡;和秘書一同處理堆積如山的待辦事項;以及協助同事發送物品。

 

7.毫無怨言地接受任務: Jules 假日要出差, Ben 義不容辭犧牲休閒時間護駕;Jules 的司機臨時找不到人, Ben 馬上擔任代理司機;Jules 的老公生病,不能送小孩去上學, Ben 自告奮勇願意幫忙;Jules 一有突發狀況,Ben 就把排好的約會延期協助處理。

 

8.對工作主動提出改進措施:Ben 在很短的時間內瀏覽相關報表,就指出了行銷預算分配的問題。

 

 

【影響主管決策】

講師提到:「向上管理」的最終目的在於影響主管的決策,必須要以了解主管需求為始,以維護主管利益為繼,最終方能真正達到向上管理的目的。至於提升主管對自我的信任感有六個方法:

 

1.說到做到,不隨便說做不到:Jules 捅出大簍子時, Ben 立刻和同事組成救援小組,冒著很大的風險,硬是完成收拾殘局的任務。

 

2.永遠都不要有驚喜 不能報喜不報憂,壞消息更要讓老闆第一時間知道,而非被別人告知,像 Ben 到 Jules 家裡處理棘手任務,發現苗頭不對時,就算 Jules 正在開會也要及時求救。

 

3.對細節瞭若指掌

 

4.別害怕提出意見:

1) Ben 代理司機職務時, Jules 要求走自己熟知的路線, Ben 委婉地建議另一條捷徑,後來證明 Ben 才是對的。

2) Ben 受過秘書的幫助,因此提醒 Jules 記得感謝秘書的付出,除了幫秘書美言幾句,更替主管的形象加分。

 

5.把握時間長話短說: Jules 待在公司的時候, Ben 事先調查要開幾場會議,掌握開始和結束時間,才知道方便問話的時間。

 

6.清楚自己真正的工作內容

 

Part 3: 跟 Jules 學習

身為一家新創公司的 CEO (執行長),讓我們看看 Jules 有哪些優點值得我們學習,以及哪些地方有改進空間:

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【親上火線】

Jules 每天有開不完的會議、處理不完的公事,但她仍抽空親自接聽客訴電話,一方面了解第一線的狀況,二方面把握機會挽救公司形象。舉例來說,有客戶抱怨禮服顏色出錯, Jules 不光安排以最快速度補送,甚至決定全額退款。

 

【用你想被對待的方式去對待客戶】

Jules 訂購公司的衣服送來家裡,發現包裝很不理想,親身到工廠指導正確的包裝方式,她跟員工說:「要想像成這是一份送給你自己的禮物」, 將心比心,才會讓客戶感動。

  

【及時回饋】

Jules 公司裡面有一項傳統,當員工作了一件值得鼓勵的事情,主管就會拉繩子敲鐘,請大家鼓掌。這應該是每位屬下希望主管做到的事情,在表現良好時,第一時間受到正面的肯定。

  

【以身作則】

某位主管在公司裡面要推動高年級實習生計畫,他對 Jules 說:”Leaders set the tone”, 一旦從 CEO 本身做起, 率先聘請 Ben 為特助,請其他主管效法就相對容易。

 

【掌握屬下工作負擔】

Jules 的秘書桌上已經被待辦公事的文件淹沒,她還是搞不清楚狀況,繼續指派工作,這個現象雙方都要負責,屬下沒有適時反映,主管沒有細心觀察。

 

【記住屬下姓名】

以一家兩百多人的公司來說,執行長很難記住每位員工的名字,假如能記住某些 key person 的姓名,會是大大的加分,讓員工感到自己很受重視。

 

 

Part 4: 個人感想:

分享自己的五點感想:

 

【關於向上管理】

自己上完「向上管理」課程印象最深的三件事:

 1.「向上管理」是積極管理自己的任務,不是真的管理主管:講師提到管理好本身的工作就是讓任務如預期如質的執行,並主動和定期匯報,基本上主管就不用太操心。以前有句廣告詞說要刮別人的鬍子之前,先把自己的刮乾淨。」自己的事情都做不好了,更別想要「向上管理」,影響主管的觀念和行為。

 

2.老闆最在意的事情是什麼,如果你想知道,有用心,就一定會知道:像我「做人」遠比「做事」差,更不清楚老闆的喜好,以前老是覺得這些事情是拍馬屁的表現,相對來說,Ben 簡直是拿追求女友的心態來觀察 Jules 。其實對自己暗戀的對象,你會花心思去了解對方喜歡吃什麼、愛看什麼電影、熱愛哪種休閒活動,對於老闆願意如此做的人卻不確定有多少。

 

3.掌握選擇權,讓主管需要你更勝於你需要他: 講師以電影《The Devil Wears Prada / 穿著 Prada 的惡魔》作為例子,女主角 Andy 擔任人見人怕的時尚雜誌總編輯 Miranda 的助理,從天天被罵變成到最後百般依賴她,甚至在 Andy 決定離職之後,還自願幫她寫推薦信。在《高年級實習生》裡, Jules 從最初看 Ben 不順眼,到後來坦承沒有 Ben 不行,因為 Ben 是最佳幫手兼最好朋友,這同樣能成為我們在職場上的目標,不僅可以分攤主管的負擔,更讓主管非常需要你,具備不可取代的價值。不過要注意不要恃寵而驕,趾高氣揚。

 

【退而不休的生活】

Ben 說過:“ Retirement is an ongoing, relentless effort in creativity...Believe me, I've tried everything. I just know there's a hole in my life and I need to fill it...soon. / 退休是一個永無止盡,嘗試發揮創造力的過程…相信我,我試過所有的事情,不過人生的空洞只能靠自己填補,愈快愈好。”

而他的格言就是: “Musicians don't retire; they stop when there's no more music in them. / 音樂家不會退休,直到心中沒有音樂才會停止,我心中還有音樂,這點無庸置疑。”

誰說中老年人的生活註定剩下看電視和睡懶覺,假使你能保持學習和探險的態度,就不會覺得人生毫無意義。以我的父親為例,年紀跟 Ben 相仿,退休之後進修日文、學習攝影、比我更早和更會用智慧型手機。

 

【衣 Q替專業加分】

Jules 說公司裡的穿著以休閒風格為主, Ben 的西裝打扮是老派作風,但 Ben 回答: “At least I'll stand out. / 至少我看起來可以引人注目。 “ 另外,即使沒有跟朋友碰面的假日, Ben 依然天天刮鬍子,上班的時候更不用說,他的制服就是西裝加領帶,這是自我要求,也替形象加分。其他細節包括隨身攜帶手帕,以備不時之需;還有 Ben 從座位起身跟 Jules 說話時,就順勢扣上西裝外套的扣子,等雙方坐下時,他才解開扣子。

 

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之前在部落格提過,從第一份工作在外商被要求每天穿襯衫、打領帶、穿西裝褲和皮鞋上班之後,至今十幾年的職場生涯,無論在工廠當品保、在總部當 PM;不管今天是否接待客戶,週一到四都是穿襯衫和西裝褲上班,出門之前一定先燙過,這讓我更有自信,無形之間變成被人記住的個人風格。附帶一提,有一個原則就是不要穿得比主管更正式,千萬不要他穿襯衫,你穿西裝打領帶,第一印象會使人分不清楚誰是上司。

 

【10 秒鐘自我介紹】

Ben 示範了如何用短短的十秒鐘介紹自己這個人,包括目前的生活狀態和想做的事情,甚至還能用來泡妞。這個就像 elevator speech (電梯簡報),如何在跟有限的時間內,跟某位重要人士推銷新的提案或產品。對個人來說,每次在不同場合認識新朋友時,可以試著練習,並逐步修正內容,引起別人的興趣。

 

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【開朗和樂觀的態度】

無論是上司或同事拿 Ben 的年齡開玩笑,他都一笑置之,年紀是無法改變的事實,但他可以跟年輕人做朋友,又不失去自我特色。另外,Jules 的刻意冷落或刁難,他都正向看待,一點一滴做出成績,證明自己的價值。

 

【工作與家庭的平衡】

現實生活很難有跟電影一樣的夢幻結局,當我看到 Jules 跟老公在家裡的互動方式,同樣採用上對下的口吻交代事情,就能體會婚姻出問題的原因,還有她連上床都要拿筆記型電腦處理公事,真的很難兼顧職業婦女和稱職媽媽的角色。此外,「向上管理」有一個原則是使命必達,老闆交代的事情非做到不可,周末或假日提出的要求,只好犧牲陪伴家人的時間,想盡辦法完成。其實要做到什麼程度靠自己拿捏,不過我很認同丁菱娟 (世紀奧美公關創辦人和總顧問) 在《你拿青春做什麼?》的說法:

健康快樂工作這件事,企業、客戶、員工三方面都要努力。掌權的人要克制自己濫權,無權的人要愛自己,表達需求,這樣大家的生活才會更美好。

1.做上司的,不能隨意打擾部屬的私生活,通訊軟體比較是社交生活上的溝通工具,而且是同儕平輩的較自在。下了班還要傳送訊息給部屬的同時,多想一下有沒有必要?緊急嗎?明天再傳可以嗎?部屬會不會誤解?會不會打擾到別人的家庭生活?

 

2.做客戶的,不要週五下班時來電交辦事項,周一早上就要看到報告,擺明要人周末加班。

 

3.做屬下的,不過勞需要個人有意識的管理,包括身、心、靈三方面,壓力太大時要發出警訊,要求救。唯有求救才有希望獲救,永遠沒有人比你更了解自己的身體。

 

【高年級實習生】

當 Jules 問 Ben 跟逝世的妻子結婚幾年時, Ben 回答:“Not long enough… / 美好的日子實在太短了…”,這跟我看此部電影的心情相同,片長已經兩小時仍覺得意猶未盡,一下子就結束了,老婆也說能讓她忘記時間的就是一部好電影,大家最近有空記得去戲院觀賞,順便學習 Ben 的超強「向上管理」。

 

P.S.

1. 英文海報上的標語 “Experience Never Gets Old”到中文海報變成「經歷才是你完勝的履歷」,不得不說翻譯得太好了。 

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2.Jules 的穿著打扮也是值得關注的重點之一,我很喜歡下圖最右邊的長版風衣。

 

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【相關影音】

電影預告:

 

 

 

 【延伸閱讀】

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