《 The Intern / 高年级实习生》不只好笑,更是「向上管理」的教学影片,学生念研究所时需要教授的指导;打工时要对上司负责;出社会之后时要跟主管报告,这部电影让你学会如何融入新环境、和同学或同事打成一片、怎么跟老板相处,还有描绘职业妇女和家庭主夫的辛苦。

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Part 1:剧情简介

七十岁的Ben (劳勃狄尼洛饰演) 尝试走出丧妻之痛,试过旅行、瑜珈、下厨、园艺、学习中文等方法都无效之后,意外录取网络服饰公司的高年级实习生,并被指派为创办人Jules (安海瑟薇饰演) 的私人助理。Ben 和老板 Jules 之间有四十岁的代沟,也不熟悉 email和笔记本电脑等科技运用方式,却要想办法找出生存之道,并发挥所长替 Jules 解决工作和家庭上面对的难关…


Part 2:跟 Ben 学习

我觉得 Ben 算是每位主管梦寐以求的得力助手,正好前阵子自己参加公司的内训课程「向上管理」,试着套用讲师提到的三个步骤,检视 Ben 哪些方面做得很好:

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【了解主管需求】

Jules 曾经问过 Ben:「为何你总是能在对的时刻,做对的人、说对的话、做对的事?」Ben 回答:「You're never wrong to do the right thing! / 做自己觉得对的事情就不会做错!」这一切都从了解主管开始, Ben 一进公司就用心观察,包括Jules 的行程安排和行事风格;同时有礼貌地跟秘书请教,例如跟老板谈话或接送上班时要注意什么;以及藉由每次跟 Jules 相处的机会,主动询问。

课堂上讲师提到「了解主管需求」包括五个方面:

1.了解主管的目标: Ben探听到 Jules 的遴选接班人计划,才知道自己能够给予什么建议或帮助。


2.了解主管的沟通方式及偏好的信息取得方式: Ben 听到 Jules在告别时说出sayonara(日文的”再见”), 下一次马上学起来。另外, Jules 喜欢用手机的聊天软件询问工作进度, Ben 就得去买智能型手机和学习使用方法。


3.了解主管的生活作息习惯:

1)发现 Jules 拜访客户靠司机接送,私底下阻止一场潜在危机。

2)察觉 Jules 过于紧张没吃中饭,直接去跟客户开会,便趁等候时间买了热汤,等她开完会上车就可享用。

3)了解 Jules住在哪里,应酬喝醉时可以送她回家。

4)Jules 每天来上班看到堆满杂物的办公桌,心情就不好,于是 Ben 提早几个小时上班,偷偷把桌子清理干净。

5)Jules 没下班之前, Ben也不下班,一方面看主管是否需要帮忙,一方面彰显自己一同奋战的决心。

4.了解主管的管理风格:老板特别重视的东西就要做到符合期待,不要把太多时间花在老板觉得可有可无的事情上。


5.了解自己的角色定位:就算帮上忙或提供实用建议, Ben 从不居功,会客气地说这些全是 Jules 早知道的东西,只是希望听自己说出来而已。


【主动解决问题】

「向上管理」的第一步骤是了解主管,第二步骤就是支持主管,替他们解决问题,讲师提到的做法有八点:

1.主动报告工作进度


2.对主管的询问有问必答且清楚


3.了解主管的言语: Ben 必须搞懂网络服饰公司的行话,并且用年轻人的新创语言和同事及老板沟通。


4.对主管保持尊重: Ben谨守分际,即使无意间听到 Jules 的私事,她没有主动提起,自己绝不过问。


5.虚心接受指正,不犯二次错


6.不忙时主动帮助他人: Ben 在同事之间的外号是 Mr. Congeniality (最佳人缘先生),他好心地让找不到房子的同事借宿家里;和秘书一同处理堆积如山的待办事项;以及协助同事发送物品。


7.毫无怨言地接受任务: Jules 假日要出差, Ben 义不容辞牺牲休闲时间护驾;Jules 的司机临时找不到人, Ben 马上担任代理司机;Jules 的老公生病,不能送小孩去上学, Ben 自告奋勇愿意帮忙。


8.对工作主动提出改进措施:Ben 在很短的时间内浏览相关报表,就指出了营销预算分配的问题


【影响主管决策】

讲师提到:「向上管理」的最终目的在于影响主管的决策,必须要以了解主管需求为始,以维护主管利益为继,最终方能真正达到向上管理的目的。至于提升主管对自我的信任感有六个方法:

1.说到做到,不随便说做不到:Jules 捅出大篓子时, Ben 立刻和同事组成救援小组,冒着很大的风险,硬是完成收拾残局的任务。


2.永远都不要有惊喜


3.对细节了如指掌


4.别害怕提出意见:

1) Ben代理司机职务时, Jules 要求走自己熟知的路线, Ben 委婉地建议另一条快捷方式,后来证明 Ben 才是对的。

2) Ben 受过秘书的帮助,因此提醒 Jules 记得感谢秘书的付出,除了帮秘书美言几句,更替主管的形象加分。


5.把握时间长话短说: Jules 待在公司的时候, Ben事先调查要开几场会议,掌握开始和结束时间,才知道方便问话的时间。


6.清楚自己真正的工作内容


Part 3: 跟 Jules 学习

身为一家新创公司的 CEO (执行长),让我们看看 Jules 有哪些优点值得我们学习,以及哪些地方有改进空间:

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【抽空处理客诉】

Jules 每天有开不完的会议、处理不完的公事,但她仍抽空亲自接听客诉电话,一方面了解第一线的状况,二方面把握机会挽救公司形象。举例来说,有客户抱怨礼服颜色出错, Jules 不光安排以最快速度补送,甚至决定全额退款。


【用你想被对待的方式去对待客户】

Jules 订购公司的衣服送来家里,发现包装很不理想,亲身到工厂指导正确的包装方式,她跟员工说:「要想象成这是一份送给你自己的礼物」, 将心比心,才会让客户感动。


【及时回馈】

Jules 公司里面有一项传统,当员工作了一件值得鼓励的事情,主管就会拉绳子敲钟,请大家鼓掌。这应该是每位属下希望主管做到的事情,在表现良好时,第一时间受到正面的肯定。


【以身作则】

某位主管在公司里面要推动高年级实习生计划,他对 Jules 说:”Leaders set the tone”, 一旦从 CEO 本身做起, 率先聘请 Ben 为特助,请其他主管效法就相对容易。


【掌握属下工作负担】

Jules 的秘书桌上已经被待办公事的文件淹没,她还是搞不清楚状况,继续指派工作,这个现象双方都要负责,属下没有适时反映,主管没有细心观察。


【记住属下姓名】

以一家两百多人的公司来说,执行长很难记住每位员工的名字,假如能记住某些 key person 的姓名,会是大大的加分,让员工感到自己很受重视。


Part 4: 个人感想:

分享自己的五点感想:

【关于向上管理】

自己上完「向上管理」课程印象最深的三件事:

1.「向上管理」是积极管理自己的任务,不是真的管理主管:讲师提到管理好本身的工作就是让任务如预期如质的执行,并主动和定期汇报,基本上主管就不用太操心。


2.老板最在意的事情是什么,如果你想知道,有用心,就一定会知道:像我「做人」远比「做事」差,更不清楚老板的喜好,以前老是觉得这些事情是拍马屁的表现,相对来说,Ben 简直是拿追求女友的心态来观察 Jules 。其实对自己暗恋的对象,你会花心思去了解对方喜欢吃什么、爱看什么电影、热爱哪种休闲活动,对于老板愿意如此做的人却不确定有多少。

3.掌握选择权,让主管需要你更胜于你需要他: 讲师以电影《The Devil Wears Prada / 穿着 Prada 的恶魔》作为例子,女主角 Andy担任人见人怕的时尚杂志总编辑 Miranda的助理,从天天被骂变成到最后百般依赖她,甚至在 Andy 决定离职之后,还自愿帮她写推荐信。在《高年级实习生》里, Jules 从最初看Ben 不顺眼,到后来坦承没有 Ben 不行,因为 Ben 是最佳帮手兼最好朋友,这同样能成为我们在职场上的目标,不仅可以分摊主管的负担,更让主管非常需要你,具备不可取代的价值。不过要注意不要恃宠而骄,趾高气扬。


【退而不休的生活】

Ben 说过:“ Retirement is an ongoing, relentless effort in creativity… Believe me, I've tried everything. I just know there's a hole in my life and I need to fill it…soon. / 退休是一个永无止尽,尝试发挥创造力的过程…相信我,我试过所有的事情,不过人生的空洞只能靠自己填补,愈快愈好。”

而他的格言就是:“Musicians don't retire; they stop when there's no more music in them. / 音乐家不会退休,直到心中没有音乐才会停止,我心中还有音乐,这点无庸置疑。”

谁说中老年人的生活注定剩下看电视和睡懒觉,假使你能保持学习和探险的态度,就不会觉得人生毫无意义。以我的父亲为例,年纪跟 Ben 相仿,退休之后进修日文、学习摄影、比我更早和更会用智能型手机。


【衣 Q替专业加分】

Jules 说公司里的穿著以休闲风格为主, Ben 的西装打扮是老派作风,但 Ben 回答: “At least I'll stand out. / 至少我看起来可以引人注目。 “ 另外,即使没有跟朋友碰面的假日, Ben 依然天天刮胡子,上班的时候更不用说,他的制服就是西装加领带,这是自我要求,也替形象加分。其他细节包括随身携带手帕,以备不时之需;还有Ben 从座位起身跟 Jules 说话时,就顺势扣上西装外套的扣子,等双方坐下时,他才解开扣子。

之前在部落格提过,从第一份工作在外商被要求每天穿衬衫、打领带、穿西装裤和皮鞋上班之后,至今十几年的职场生涯,无论在工厂当品保、在总部当 PM;不管今天是否接待客户,周一到四都是穿衬衫和西装裤上班,出门之前一定先烫过,这让我更有自信,无形之间变成被人记住的个人风格。附带一提,有一个原则就是不要穿得比主管更正式,千万不要他穿衬衫,你穿西装打领带,第一印象会使人分不清楚谁是上司。

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【10 秒钟自我介绍】

Ben 示范了如何用短短的十秒钟介绍自己这个人,包括目前的生活状态和想做的事情,甚至还能用来泡妞。这个就像elevator speech (电梯简报),如何在跟有限的时间内,跟某位重要人士推销新的提案或产品。对个人来说,每次在不同场合认识新朋友时,可以试着练习,并逐步修正内容,引起别人的兴趣。

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【工作与家庭的平衡】

现实生活很难有跟电影一样的梦幻结局,当我看到 Jules 跟老公在家里的互动方式,同样采用上对下的口吻交代事情,就能体会婚姻出问题的原因,还有她连上床都要拿笔记本电脑处理公事,真的很难兼顾职业妇女和称职妈妈的角色。此外,「向上管理」有一个原则是使命必达,老板交代的事情非做到不可,周末或假日提出的要求,只好牺牲陪伴家人的时间,想尽办法完成。其实要做到什么程度靠自己拿捏,不过我很认同丁菱娟 (世纪奥美公关创办人和总顾问) 在《你拿青春做什么?》的说法:

健康快乐工作这件事,企业、客户、员工三方面都要努力。掌权的人要克制自己滥权,无权的人要爱自己,表达需求,这样大家的生活才会更美好。

1.做上司的,不能随意打扰部属的私生活,通讯软件比较是社交生活上的沟通工具,而且是同侪平辈的较自在。下了班还要传送讯息给部属的同时,多想一下有没有必要?紧急吗?明天再传可以吗?部属会不会误解?会不会打扰到别人的家庭生活?

2.做客户的,不要周五下班时来电交办事项,周一早上就要看到报告,摆明要人周末加班。

3.做属下的,不过劳需要个人有意识的管理,包括身、心、灵三方面,压力太大时要发出警讯,要求救。唯有求救才有希望获救,永远没有人比你更了解自己的身体。


【高年级实习生】

当 Jules 问 Ben 跟逝世的妻子结婚几年时, Ben 回答:“Not long enough… / 美好的日子实在太短了…”,这跟我看此部电影的心情相同,片长已经两小时仍觉得意犹未尽,一下子就结束了,老婆也说能让她忘记时间的就是一部好电影,大家最近有空记得去戏院观赏,顺便学习 Ben 的超强「向上管理」。

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