My team at final presentation



(因為是把未來 IBEAR 34 的學生當成聽眾,所以拿一件 USC 背號34 的球衣當作道具)

“Communication Management” 是 IBEAR MBA 的第一堂課,一天 6小時,濃縮在兩週內上完,第二週我們就有兩次個人presentation和 team final presentation,難怪第二個禮拜時每個人都精神很差,有幾天都只睡 3 ~ 4 小時。簡單來說,這門課就是企業簡報課程,其實我們在學校裡和出社會以後,都有機會做 presentation,不過上完這門課還是學到了許多有用的觀念和實用的技巧。

【Show Time】

最重要的觀念就是 presentation is a show。從你離開椅子起身準備走到講台的那一刻起,整場秀就拉開序幕了。該走到哪裡,站什麼姿勢,如何在整場演說過程中緊緊抓住 audience 的注意力都是你要事先做規劃的。就像一個樂團的指揮一樣,必須氣定神閒走到定位,然後故意沉默幾秒,等聽眾注意到你之後,再開始你的 speech。不要站到前面才開始整理儀容、塞襯衫,或者做一些放鬆筋骨的動作,那都被視為不專業的表現,別忘記全部聽眾的視線早就都集中在你的身上。整個 presentation 就是你自編自導自演的 show,講台就是你的舞台,不只是上台簡報這麼簡單。You never get a second chance to make a first impression.

【Audience is the King】

聽眾才是最重要的主角。Audience analysis 首先就是 identify 你的聽眾:事先調查他們的職稱和專業背景,才知道該不該說太多專業術語。第二階段才是 analysis,要設法把「你想說的東西」和「他們想聽的東西」之間的差距減到最低。也就是他們想要的 benefit 是什麼,你有沒有辦法提供這個誘因或好處給他們。例如你在台上口沫橫飛一再強調這個新產品功能有多好,卻忘了客戶只在乎一件事情 – 這個產品可以為他們帶來多少利潤,所以要把你的內容和聽眾在乎的點連結起來,“This is important to you because……”, “What does this mean to you?”, “Why am I telling this?”

隨時對 audience 做 eye contact 也是很重要的,在聽眾裡找到一個 friendly face,然後邊注視他們的眼睛 3 ~ 4 秒邊講話,再移到下一個人重複 eye contact。不是跟汽車的雨刷一樣,目光對著全部人從左掃到右,再從右掃到左就好。如果當你做 powerpoint 簡報時,必須回頭去看螢幕的資料,也要趕快回來看你的 audience。最忌諱自己一直看著螢幕上的投影片講個不停,觀眾只看到你的背影。別忘記 audience 是聽你做簡報,不是你的 slide 在做簡報。

此外,customizing your presentation 也是必須要注意的,就跟找工作一樣,你要針對不同的公司適度地修改你工作經驗裡所強調的專業能力。做 presentation 也相同,不是同一個 powerpoint 和內容拿來應付全部的客戶,也不是只修改 title 這麼簡單。你有好幾個方法做到客製化,讓聽眾覺得你是為他們量身打造這個 presentation,例如提到關於聽眾的組織或公司裡最近發生的事情或最新的產業動態,或者直接說出某位聽眾的名子問問題或者和他互動等等。而在你的心態上,也必須想辦法做調適,就算是第 10 次做簡報,也還是要有熱情。Textbook 的例子舉得很好,大聯盟的傳奇球員 DiMaggio 每次在追高飛球和跑壘時,即使洋基隊大幅領先,他都還是盡全力在比賽。因為他說: “I always remind myself that there might be someone in the stands who never saw me play before.” 就是這種精神,你對這個客戶的企業簡報做得很好,不代表對另一個客戶就可以偷懶或應付了事。



【Attention Getter】

如果一部電影的開頭三到五分鐘沒有辦法吸引人,那相對減低觀眾繼續看下去的意願。Presentation 也是一樣,you must start strong,在一開始的 90 秒裡馬上吸引每一位聽眾的注意力。最糟糕的說法就是: “Good morning! I am…, today I would like to talk about……”,這種千篇一律又制式的台詞不會讓人有興趣。相對來說,你可以問大家問題、說一段小故事、引用一句名言,或者在 powerpoint 上秀出讓人好奇的圖片,但是要記得也不能離題,要跟你的 presentation 內容有相關才行。這個技巧我是第一次聽到,說實話還挺難的,但是老美就是喜歡 creative,每次 presentation 都要想出新花樣來吸引聽眾,不過我相信這個技巧很適合用於新產品發表會。

【Persuasion – move audience to point B】

每一個演說就是一種 inform -> persuade -> motivate 的過程。你提供資訊,說服你的聽眾,然後讓他們朝著你希望他們要去的方向前進。假設Presentation 的開始 audience 是在起點 point A, 而你的目標就是要把他們帶到終點 point B,也就是你的重點,你在這個演說結束後要達成的目標。你不希望他們聽完演說之後,根本不清楚你的重點,或者不知道他們該做什麼。所以在 Opening 介紹你的主題之後,你要馬上提到 point B (對聽眾有什麼好處),接著 preview 你的內容,再開始逐一說明要點。而在演說的 Close 階段,你在 summarize 內容之後,還要回到 point B,再提醒他們一次,同時 call to action,才做 concluding thought。 這個觀念聽起來大家都知道,事實卻是很多人說了長篇大論,給了一堆數據和資料,卻沒有明確告訴聽眾他們該做什麼,或者他們為什麼要支持你的決定。所以你要很清楚自己的論點,也要想辦法讓聽眾在演說過程中很明白地了解,他們才能被說服去同意你的 proposal 或是有信心投資你的公司。

【Good story teller = The real you】

我的 presentation 每次被 coach 批評的地方除了文法和發音不好,就是 monotone 還有不夠有趣。從頭到尾的音調都很平,沒有高低起伏,內容也容易讓人覺得無聊。這可能跟我的教育背景有關,大多數的時候都會選擇跟大家一樣的意見,而在美國則是希望每個人都能夠變成說故事高手,你一定有自己獨特的經驗可以變成吸引人聽下去的故事,關鍵不在於你做過什麼,而是這些經驗如何包裝成一個故事 -當你說完之後,聽眾還會記住的故事。就像演員 Robert J. Keiber 在 ”To create a stage presence, let the real you step forward “文章中說過的:“Actors never really become successful until they find out who they are and what is special about themselves。”

此外,我也常被 coach提到在 presentation 中沒有看到我的 energy 和 personality,我覺得這雖然是個性使然,我不是那麼會見人說人話,見鬼說鬼話,但還是有進步的空間。你可以看到有些同學就是一上台,就很有活力地開始演說, 臉上不時掛著微笑,他們真的很 enjoy speaking,也使你很難把視線從他們身上移開。比較之下,我就是正經八百型的,即使我對我的主題很有興趣,事後從錄影帶看自己的表現,就是讓人感受不到。另外一個原因就是東方人不擅於即席演說,不只台灣同學,日本和韓國同學也都是事先寫好講稿,然後上台後照著念或者背稿之後講出來。這個方法雖然可以使你覺得較有把握,大多數時候卻會讓你在台上想不起來下一句話該說什麼,接著杵在那裏不知道怎麼接下去。這也是看不出 energy 的原因之一,因為你看起來像是很冷靜地看著大字報播報新聞的主播,而非一個讓大家想一直聽你說下去的演講者。

還有就是 oral presentation 不像是 writing,有標點符號可以讓人知道何時該停頓,何時該看下一句,所以你必須適當地控制速度和音調,要強調重點時故意先停頓或者放慢速度,不要從頭到尾用一個檔次講到完,讓人聽到想打瞌睡。

【Open your body】

整個講台都是你可以利用的空間,就像脫口秀或是綜藝節目的主持人一樣,你沒有一定要在原地講話,你可以左右移動,或者故意走向觀眾說話,但是一直動來動去也不好,記住你的每次移動都是有目的,事先計畫好的。

Gesture 也是另一個學習的重點,不能插口袋、不能像軍人的稍息姿勢把手放後面、也不能雙手在胸前交叉或者雙手十指緊扣,這些都會侷限你的手部動作或者創造出你和聽眾的界限。建議的方式是雙手很輕鬆地放下,然後在演說過程中以各種手勢輔助你的演講。也不能太刻意去做,多加練習會讓你愈來愈習慣比手劃腳,更自然地去做手勢,甚至嘗試很誇張的動作。

【Practice makes perfect】

其實 presentation 和你學一項新的技能或運動一樣,practice makes perfect. 蘋果總裁Steve Jobs 在 presentation 之前要練習 13 到14 個小時,難怪他被視為企業簡報的典範和大師 (有興趣的人可以上 youtube 觀看他的簡報,請注意他的簡報風格和 powerpoint 製作)。我們也是一樣,必須在準備過程中重複練習才可以做到符合自己的要求,從如何走上台、如何比手勢、何時按下投影片、何時該停頓、何時要走向觀眾都是要不停排練的。假設時間限制是五分半到六分鐘,你就必須在時限內講完,如何避免講太快或者講太久,還是得仰賴你的練習。像我第一次 presentation 就拿一個大 C,還好第二次有進步到 B。

有一個讓你快速進步的方法是錄下自己的 presentation,然後從觀看的過程中你可以發現自己的一些缺點和沒有注意到的細節,在快轉的時候更可以看到許多一再重複的習慣性動作,還有一堆 filler words:“ok, so, uh, um, ah”,這些都是必須盡量避免的。每次的演講結束後,教授都會問你覺得自己哪裡做得很好;哪裡可以做得更好。來自亞洲的同學一般都給自己太大的壓力,覺得自己的演講一無是處。重點是你要給自己信心,知道自己哪邊做的不錯,下一次繼續保持。然後也不要想一次改掉全部的缺點,一次 focus one thing 就好。

Presentation 沒有那麼講究文法,而且你在台上講話時真的忘記什麼,不用慌張也不用道歉,因為除了你之外沒有人知道,只要 keep talking 就好。而在練習過程中,也不用要求自己每次講的每一句話都跟稿子一樣。最好是每次都不太一樣,只要重點訊息有清楚表達就好,因為人本來就要懂得換句話說,才不會硬要背稿, 到時候出狀況想不起來。

Team practice


【What do I learn】

我的 presentation 還有不少地方需要改進,但是在這兩週內我至少盡了最大的努力在想辦法進步。其實多加練習真的差很多,隨著演練的次數增加,對內容愈來愈熟悉之後,你可以發現自己可以逐漸 focus 在其他地方,多加一點微笑,多加一點手勢等等,也讓你的 passion 和 energy 顯露出來。然後在正式演說前,也要記得提早到場勘查環境,包括螢幕的位置和硬體設備,還有練習自己如何走位等,最好是能當場練習當做熱身。Backup plan 也不可忽略,放 powerpoint file的隨身碟多帶幾個,還有事先印出 handout,萬一電腦或者投影機出問題,可以發給大家看。

另外,老美也是人,除了英文等級不在同一個層級之外,任何人到了台上面對聽眾都會緊張,也看到美國同學會結巴或者情緒失控丟講稿。其實緊張代表你很重視自己的表現,這是一件好事,但不能過度讓情緒影響你的表現,隨著你持續講下去,你要愈來愈漸入佳境,愈來愈從容不迫,才可以讓人信服你的專業。

時間和篇幅有限,不能多寫一些學到的心得。推薦大家可以去看這一本我們用的 text book: Presentation to Win : The Art of Telling Your Story。中文版叫做"簡報聖經",除了上面的觀念有更清楚的解釋和舉例之外,還有一些製作 powerpoint 的小技巧。





生活兩三事:

1. 我和另一位韓國同學被選為 Term 1 vice president (副班代),輔助 President 老美同學安排和協助班上的行政和課外活動。真是太感謝同學的支持了,敢選一個英文不太好,常常請同學 repeat 的副班代。另外,也謝謝 Rona 的安排,召集全班同學包括教職員來幫我慶生。



2. 完成了第一門課,下週一開始才是 Term 1 的重頭戲,四門課一起來,準備迎接真槍實彈的 IBEAR 課程,累到在任何地方閉上眼睛就可以睡著。

上課大樓內的台灣國旗,請多給我一點力量,加油!

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  • Daphne
  • 這堂課是我最愛的一門課之一。我之前上完這一堂課,也是感觸良多,投了一篇稿子到世界
    日報去,轉載在BLOG在這裡:
    http://daphnetalk.blogspot.com/2009/10/blog-post.html

    另外是中華民國國旗~ :)

  • 我也覺得受益良多
    怕明天起太忙
    一年後想寫也不知道寫啥了
    所以趕快趁最後一個 Happy Sunday 趕一篇稿

    我有去看囉
    不愧是優秀的Daphne
    妳的 presentation 還是我們的觀摩 video

    Taiwan 加油!

    Ryan / 小凱 於 2010/08/23 06:54 回覆

  • Daphne
  • 那個國旗不久之後就會通通拿掉了,我明天去學校補照相一下 :DDDD
  • 是喔
    話說中國和美國國旗放在一起
    心機很重說...
    不過中國民國國旗超顯眼 很好!
    不像 VKC 大樓的國旗
    找好久才看到我們的國旗

    我一直忍住不要叫妳"學姐"
    哈哈哈......
    我知道我是個比妳大很多的學弟....

    Ryan / 小凱 於 2010/08/23 07:09 回覆

  • Bessie
  • Thanks for sharing....
    and Happy birthday!!
  • Dear Bessie,

    Thank you!

    Ryan / 小凱 於 2010/08/23 08:53 回覆

  • chiatsamo
  • 看來果真是一場硬仗,演講本來就是一門學問,有些人天生很行,有些人則需要後
    天學習。

    這篇心得也提供不少的訣竅,謝謝分享啊。:P
  • 這是真的
    這堂課就是把每個人都逼到能力的極限就對了
    包準你以後可以上第四台去賣膏藥
    XD ~

    不客氣喔!

    Ryan / 小凱 於 2010/08/23 21:58 回覆

  • 悄悄話
  • min
  • 你把要注意的重點都很重點很系統的呈現出來了!

    presentation is a show是我之所以喜歡presentation的地方
    如同"世間沒有醜女人只有懶女人"
    我一直相信一句話"沒有不會說話的人只有不願練習說話的人"

    親愛的學長的文筆超好
    平常多唸唸文章(是用嘴唸出聲音的唸喔!)
    要做presentation前可先預想可能發生的各種情境
    在心中預先有各種狀況發生時的備案
    視報告時的聽眾反應隨時旁徵博引以引起他們想繼續聽下去的興趣

    我會去找"簡報聖經"來看的!
  • 真的
    上完課之後我看到人在台上講話
    都會觀察他有什麼可以學習的地方


    書上也是這樣建議的喔
    平常練習時就要用正式演說的音量大聲地說出來
    也要模擬當天的情況

    這本書真的很實用!

    Ryan / 小凱 於 2010/08/23 22:03 回覆

  • lingyi0718
  • To 愛讀書的小凱:

    感謝你的分享,真是宇宙無敵超級實用的,
    剛剛也瀏覽了你的血淚奮鬥史,
    不介意我借來刺激學生吧?^_^

    看完你的分享,覺得跟我們教學的流程很像,
    比方說每堂課都要絞盡腦汁,喚起學生的注意力,
    要設法用學生聽得懂的方式進行教學,
    必須設計一些教材、教具、教學媒體等,引起學生的學習動機,
    三不五時還得搞笑一下,讓他們能夠遠離瞌睡蟲,
    總之,就是用盡一切方法讓聽眾(學生)吸收我想傳達的概念。
    因此,覺得你的分享很讚,
    能夠借來提醒自己,有些地方可以再作調整......感恩啦! ^_^


    另外,也祝福你的留學生涯能夠漸入佳境,
    相信這麼努力的你,一定可以有很棒的表現,
    加油囉!^_^
    路人甲 留
  • 妳應該是看完那篇"美夢成真感謝文"吧?
    妳是第二個拿我當例子勉勵學生的老師
    第一位老師是說我的例子很像市井小民
    所以比較能得到學生的共鳴

    沒問題啊
    要給 link 讓他們來看文章也可以
    從小到大"聰明"兩字都跟我扯不上關係
    只好靠努力來彌補
    而且開過 6 次刀的人也不多吧
    哈哈

    這邊 USC 的教授也是
    怕學生覺得太無趣
    講到一半忽然穿插一張笑話的投影片
    或者學生打個大哈欠
    老師還要開玩笑說:"我也很累,可是沒辦法, 我還是要繼續教課"
    總之當老師很辛苦
    教得好學生覺得理所幫然
    教不好被罵的比較多.....

    加油喔!
    成績不用很棒
    只要能夠順利畢業
    我就很高興了!

    Ryan / 小凱 於 2010/08/24 08:29 回覆

  • lingyi0718
  • 是那篇文章沒錯!真的很讚!

    市井小民?
    這樣的說法很妙,但是感覺又不像是一般的市井小民哪!
    不過,的確很容易引起共鳴,
    畢竟,這世界上沒幾個天才,
    所謂的"天才"也是需要99%的努力才能成功!

    憑藉著你的努力與毅力,
    一定可以有很棒的表現,
    加油! ^_^
  • 其實一開始只是想回顧出國這條路一路走來的挑戰和辛苦
    結果變成這個網站最多回應的一篇文章

    謝謝你喔!
    很高興可以幫上點忙

    Ryan / 小凱 於 2010/08/25 22:34 回覆

  • frankbet
  • 除了蘋果JOBS以外,我也很喜歡前總統高爾的簡報
    這都是頂級的
    不過我當初猜他們準備時間應該還蠻長的
    倒是沒錯!~

    另外,我覺得簡報的節奏也是很重要的
    我在給下屬單位上課時
    只要抓到節奏我就會整個人都HIGH起來了!~
    看見聽眾跟你的眼神對在一起有火花
    那種感覺就對啦~

    另外,問一下你的ACER NB型號
    我還要再幫人買一台
    忘記了說!~
  • 是喔
    謝謝你
    我再找時間去看看

    對啊
    就是那種感覺
    發自內心 秉持熱情地去講
    也許用中文可以變成那樣
    用英文講還真的不容易

    型號 = 4820TG

    Ryan / 小凱 於 2010/08/25 22:36 回覆

  • Ryan:

    這堂課真的很值得耶!!

    台上一分鐘台下十年功!

    加油!

    Emily
  • Dear Emily,

    一點都沒錯
    不管是 3 分鐘或是 6 分鐘
    都需要反覆的練習才能有好表現
    謝謝妳!

    Ryan

    Ryan / 小凱 於 2010/08/26 08:11 回覆

  • kirishimaumi
  • 受益良多

    感謝黃董!
  • 不客氣
    這麼貴的課最好是可以分享給大家知道.....

    Ryan / 小凱 於 2010/08/26 22:14 回覆

  • s9225601
  • 看著這篇文章真的是讓我感觸良多
    第一次上台用英文簡報的時候 我一整個很爛 (我自己覺得拉)
    後來為了讓自己不要這麼害怕 也想讓自己不要這麼緊張
    之後每場報告 我至少練過將近百次 才敢上台
    所以每個認識我的人都說 我的台風穩健 口語清晰
    但是殊不知 我花了多少心力準備

    在上課的時候 我都會先安插一句話或是一張圖
    當作這門課的引言 抓住學生的注意力
    效果挺好的 不過在報告上面 我倒是不曾用過
    所以我決定下學期英文報告 我要來用一下這招
    呵呵~

    你整理得好有條理唷 ~ 看事情及處理事情態度真的很理性
    但是看著你觀後心得 又讓我感到挺感性的
    你真的是理性與感性兼具耶
  • 100 次!
    每次看到我還是覺得很佩服
    那妳一定很早就開始準備了


    聽眾只看到主講者的表演
    看不到的是背後的努力付出

    沒錯
    那就是 Attention getter
    每次都可以換個新花樣
    總之就是在幾秒鐘之內抓住大家的注意力

    謝謝妳喔
    我想做個允文允武的人
    能動能靜
    能裡性能感性
    可是現在不能再運動
    只好往"文"的這方面發展了

    Ryan / 小凱 於 2010/08/28 06:03 回覆

  • kennytoxic
  • 學長~~我是X正,你寫得太好了~~
    希望我能學到1%的精華~~真的是受惠良多~
  • 不客氣
    我也很高興可以跟你們分享
    建議去買那一本書"簡報聖經"吧
    裡面有很多實用的簡報技巧
    保證讓你的 presentation skill 突飛猛進!

    Ryan / 小凱 於 2010/09/03 03:55 回覆